Top Ten Tips: dieci suggerimenti per pianificare/preparare l'audit

Ecco i nostri consigli per pianificare e preparare la tua visita:

1. Leggi l'ultimo rapporto  – questo contiene informazioni utili su come agli occhi dei valutatori apparivano le cose l'anno scorso.

2. Assicurati che tutte le azioni correttive richieste siano state affrontate e chiuse​ – Il tuo valutatore chiederà di vedere le prove che le non conformità siano state trattate, quindi prepara le evidenze.

3. Hai approfittato delle Opportunità di Miglioramento (OFI) identificate nel rapporto? – le OFI sono registrate per aiutarti a migliorare i tuoi sistemi e il tuo business.

4. Il tuo sistema di gestione è completamente aggiornato e riflette i cambiamenti che sono avvenuti nella tua azienda? – Assicurati che eventuali aggiornamenti siano stati documentati in conformità alla procedura di controllo dei documenti.

5. Ci sono stati cambiamenti nell'azienda​? – Il tuo Auditor sarà interessato a capire cosa c'è di diverso nell'organizzazione, quindi è bene preparare un riepilogo. 

6. Hai aggiornato i documenti richiesti, ad es. Audit, riesame della direzione, taratura delle apparecchiature di misurazione, ecc.? – Controllare ti ripagherà. Uno scadenzario qualità è un ottimo modo per ricordare eventi importanti e assicurarsi che avvengano tempestivamente.

7. Troverai il piano per la tua prossima visita verso la fine dell'ultimo rapporto​ – familiarizza con ciò che l'Auditor sta pianificando di fare: è possibile prevedere eventuali problemi con il piano? - in tal caso contatta l'Auditor per discutere gli accordi.

8. Garantisci che il personale sia disponibile a supportare l'audit secondo necessità – Distribuire il piano alle persone che devono essere disponibili - particolarmente importanti in dipartimenti come le risorse umane, dove il processo e l'accesso ai documenti sono ristretti a un numero limitato di persone - queste persone sono disponibili al momento richiesto?

9. È richiesta una visita nella sede di un cliente​? – Alcuni audit richiedono che i processi siano verificati nel sito di un cliente, ad es. Installazione, manutenzione delle attrezzature o fornitura di un servizio. Se è necessaria una visita nel sito del cliente, il piano lo dirà. Esamina la disponibilità di siti adatti e assicurati l'autorizzazione del tuo cliente a essere sul posto con il tuo Auditor. Se non sono disponibili siti nelle vicinanze, potrebbe essere meglio incontrare l'Auditor in loco all'inizio della giornata e recarsi negli uffici in un secondo momento - scoprire da dove proviene l'Auditor e pianificare di conseguenza. Il valutatore potrebbe aver bisogno di essere accompagnato al sito in alcuni casi, ad esempio in un cantiere, quindi pianifica anche questo tempo.

10. Non preoccuparti! – Il tuo Auditor è lì per lavorare con te e per aiutarti a ottenere il massimo dai tuoi sistemi di gestione. 

Siamo certi che, se sei ben preparato, la visita di NQA sarà piacevole e ne trarrai il massimo beneficio.